L'esperluette/Règlement intérieur

Règlement intérieur

• Association  « L'esperluette : Libres & Ensemble »
• Association régie par la loi du 1er juillet 1901 et son décret d’application du 16 août 1901

I. Coresponsabilité financière

L’association fonctionne grâce à un système de dons.

L’adhésion d’un membre n’est pas corrélée à une cotisation spécifique.

Les membres sont invités, lors de leur entrée dans l’association, à faire un don à L’esperluette ainsi qu’à chaque assemblée générale. Ils peuvent aussi manifester leur soutien financier à l’association à tout moment de l’année, à toute occasion de rencontre en utilisant le processus de coresponsabilité financière via le « panier de soutien  à l’association ».

Afin qu’ils puissent évaluer ce montant de façon libre et responsable, une estimation des besoins financiers de l’association est donnée à chaque assemblée générale ainsi qu’à chaque rencontre.

Chaque participant à une manifestation peut utiliser le « panier de soutien aux participants » pour donner ou retirer la somme qu’il jugera nécessaire. Cela permet de contribuer à l’accessibilité de chacun aux activités de l’association, et ce quelle que soit sa situation financière.

II. Être adhérent

Entrée

L’adhésion est valable pour l’année entière du 1er septembre au 31 août.

Une personne souhaitant être membre s'engage à :

• lire et adopter les statuts et le présent règlement intérieur dont la charte.

• participer au système de coresponsabilité financière au regard des budgets présentés lors de l’assemblée générale.

Deux portes d'entrées pour adhérer et devenir membre :

• En étant sympathisant

• En participant aux activités.

Deux modalités d’inscription :

• sur le groupe Framavox de l’association
• en remplissant le bulletin d’adhésion en présentiel.

Sortie

Tout membre adhérent peut signifier son départ de différentes manières :

• en ne renouvelant pas son adhésion
• lors d’une réunion
• par tout moyen souhaité par lui (téléphone, courriel, désinscription du groupe Framavox). Il y indiquera ses motivations de départ et donnera le bilan de ses actions dans le fil de discussion « Avant de partir ».

Dans tous les cas le demandeur restera juridiquement responsable des actions qu’il a menées, si tel et le cas.

La qualité de membre se perd :

• par la démission (voir ci-dessus)

• par le décès

• en cas de non respect des statuts, du règlement intérieur, ou pour tout motif non conforme à l'objet ou l'éthique souhaités dans le cadre de l'association, selon l'issue d'un plan d'action en Cercle Restauratif.

Tous les 3 ans, à partir de 2023, à l’occasion de l’assemblée générale annuelle, l’association interroge ses membres pour vérifier avec eux s’ils souhaitent conserver le statut d’adhérent. Sans réponse de leur part, cela vaudra démission.

III. Mode de gouvernance et création des rôles

Chacun est libre de porter des actions s’il en informe les autres membres, en particulier, ceux de la collégiale. Si ces actions demandent un budget particulier, il doit être accordé lors d’une collégiale. Si une personne voit une objection fondée à une action ou une proposition, elle sera traitée lors de cette rencontre.

L'association est administrée par une collégiale composée au plus de 12 membres et renouvelable par tiers, annuellement, en assemblée générale. D’autres personnes peuvent y être conviées si leur présence est pertinente en fonction des sujets évoqués. Leur avis sera consultatif.

Les membres démissionnaires en dehors de ce renouvellement seront remplacés par le même processus d'élection.

Les modalités d'élection se font soit par :

• tirage au sort
• volontariat, soumis à décision par consentement
• élection sans candidat.

Le mode d'organisation que nous choisissons est celui d’une gouvernance collaborative.

Le mode de prise de décision de l’association est de préférence la gestion par consentement. Ce processus pourra être allégé (ex : outil d’aide à la décision de Framavox) ou bonifié si un outil plus intéressant est retenu par la collégiale.

IV. Conflits internes

L’association est constituée en système restauratif. En cas de conflit, n'importe quel membre de l'association est légitime à faire appel, in fine, à un Cercle Restauratif (cf. CerclesRestauratifs.org ) et en amont à tout processus restauratif dont l’association se sera dotée.

L’association organise des rencontres qui ont pour objectif de bonifier le système restauratif de l’association : travailler en groupes d’intérêt sur la gouvernance, les pratiques restauratrices, la coresponsabilité financière, le système de soutien...

V. Assemblées Générales, Collégiales et réunions

• Les réunions peuvent avoir lieu en dehors du siège social de l’association.
• Les assemblées générales peuvent être convoquées chaque fois que nécessaire, et au minimum une fois par an, en septembre. Les membres en sont informés par mail, Framavox ou tout moyen adapté, dans les quinze jours minimum qui précèdent la date de réunion.
• Lors de l’assemblée générale, les personnes présentes sont les bonnes personnes. Il n’y a pas de quorum à atteindre. La possibilité de déléguer son pouvoir est possible et limitée à une par personne présente. La délégation se fait sur papier libre, daté et signé.
• La collégiale se réunit autant de fois que nécessaire et au minimum 2 fois par an. Elle est responsable de la tenue des procès verbaux de ses rencontres et de celles des assemblées générales.
• Lors d'une réunion, quelle qu’elle soit, un gardien du temps, un secrétaire et un facilitateur sont désignés pour assurer un fonctionnement optimum.
• L’association organise des rencontres sur son fonctionnement : bonifier le règlement intérieur en collégiale, préparer les assemblées générales.
• Les rôles sont nécessaires au bon fonctionnement de l’association. Ils sont définis au fur et à mesure et en fonction des actions à mener. Les périmètres, redevabilités et raison d’être des rôles sont définis en même temps. Les rôles sont dynamisés sur volontariat ou à défaut par élection sans candidat.
• Les projets sont clairs et atteignables. Ils sont partagés avec les membres et sont définis dans les grands axes lors de l'assemblée générale. Les budgets prévisionnels sont discutés en assemblée générale et connus de tous les membres de l’association.

VI. Organisation de la comptabilité

Le rôle « gestion financière » sera dynamisé par deux ou trois personnes attitrées qui font ouvrir et fonctionner au nom de l'association, auprès de toute banque ou tout établissement de crédit, tout compte de dépôt ou compte courant. Elles créent, signent, acceptent, endossent et acquittent tout chèque et ordre de virement pour le fonctionnement des comptes. Elles sont chargées de la gestion des comptes de l'association, perçoivent les recettes, effectuent les paiements, sous le contrôle des autres membres de la collégiale. Elles tiennent une comptabilité régulière au jour le jour de toutes les opérations et rendent compte à l'assemblée générale qui statue sur la gestion.

Les achats et ventes de valeurs mobilières sont effectués avec l'autorisation de la collégiale.

VII. Organisation du secrétariat

Les documents sont collaboratifs et en ligne. Les compte-rendus sont notifiés sur la page L’esperluette du site CerclesRestauratifs.org.

VIII. Charte

Une charte relationnelle et comportementale claire, adoptée par tous les membres entrants, contribue à créer une culture partagée au sein de l'association.

Nous souhaitons :

•     créer une cohésion entre les membres favorisant l’harmonie, l’humanité et l’efficacité du groupe

•     développer la confiance et la sécurité de chacun des membres pour s’exprimer, être entendu et épanouir ses talents au service des projets développés

•      soutenir le centrage de chacun et éviter les comportements réactifs défensifs au profit d’attitudes constructives

•     favoriser l’écoute et l’émergence de la sagesse du groupe, au service de la mission de l'association.

Intentions, état d’esprit et valeurs

•     Bienveillance : vouloir du bien pour soi et pour les autres.

•     Respect : respecter la parole de chacun comme étant sa vérité; chacun veille à éviter les jugements, interprétations, suppositions et reproches, sous-entendus, au profit de l’expression de ses ressentis, de ses besoins et la formulation de demandes concrètes.

•      Souveraineté : chacun prend la responsabilité de ses paroles, ses actes, ses émotions et ses réactions.

•     Authenticité : oser dire, même maladroitement. Les autres membres participent à une reformulation plus constructrice.

•     Équivalence : reconnaître la valeur et le pouvoir de chacun dans le groupe; accorder autant de valeur aux points de vue minoritaires qu’aux points de vue majoritaires.

•     Principe de réalité : chacun accepte les contraintes liées au temps, au lieu et aux moyens matériels dont nous disposons ensemble.

•     Confidentialité : chacun s’engage à respecter la confidentialité des propos tenus par les membres du groupe.

•     Joie : laisser de la place à l’humour (respectueux), à la légèreté et aux réjouissances.

Règles du jeu dans les rencontres

•     Se placer en cercle

•     Règles comportementales :

Chacun s’engage à être présent du début à la fin d’une rencontre de groupe en cercle.

• Absences : un membre absent ne participe pas aux prises de décision mises à l’ordre du jour; il ne valide pas le compte-rendu de la rencontre du groupe en cercle à laquelle il n’a pas participé. Il peut faire part de son avis sur les points à l’ordre du jour par le moyen de son choix. Il est de sa responsabilité de se tenir informé des décisions prises en son absence, en lisant les comptes-rendus et/ou en consultant les autres membres. S’il éprouve une tension liée à une décision prise en son absence, il est invité à l’apporter pour qu’elle soit traitée lors d’une prochaine réunion.

• Préparation de l’ordre du jour : chaque membre de la collégiale peut mettre une ou plusieurs propositions à l’ordre du jour. Il les inscrit dans l’espace de travail collaboratif prévu à cet effet (sous groupe « Collégiale » du groupe Framavox de l’association) ou l’envoie au secrétaire.
• Disponibilité : Pendant les séances chacun est invité à éteindre son portable; à arriver quelques minutes avant le début des centrages : les rencontres s’ouvrent par un moment de silence et de « tour de météo »; des moments de centrages peuvent être renouvelés avant les tours d’expression et d’objection lors des prises de décision ou sur demande de l’un des membres.
• Les décisions sont prises par consentement à zéro objection à partir de propositions concrètes et argumentées. La possibilité de présenter des propositions permet l’expression des initiatives individuelles ou collectives, et leur formulation claire optimise le temps.
• Coresponsabilité et engagement : chacun est coresponsable des décisions prises par le groupe, de leurs conséquences et leurs bonnes mises en œuvre.
• Respect des rythmes naturels : lorsque quelqu’un en ressent le besoin, il est souverain pour bouger, pour demander une pause ou un moment de silence.
• Respect du cadre : chacun s’engage à respecter ce cadre posé et à signaler au groupe lorsqu’il voit que celui-ci n’est pas respecté.
• Régulation : pour réguler une situation conflictuelle ou qui empêche le bon fonctionnement de la réunion, celui-ci peut choisir de la traiter en son sein avec l’accord des personnes concernées ou de créer un espace en dehors, avec ou sans tiers médiateur.

Toute décision qui irait à l’encontre de cette charte devra être prise par consentement.

Cette charte sert de support minimum à tous les cercles de la gouvernance.

Les membres s’engagent à tendre vers le respect de cette charte lors de leurs réunions.

À l'occasion de leurs rencontres et des échanges à distances (tél, Framavox, etc…), si nécessaire, les membres revisitent le cadre et la charte par les trois questions systémiques suivantes :

• que faisons-nous déjà qui marche ?
• que faisons-nous déjà qui ne marche pas si bien ?
• comment rêverions-nous que ça se passe ?

Date de l’adoption :          adopté le 9 sept 2023 lors de l'AG, sous réserve de bonification en groupe de travail pendant l'année ; il sera validé lors de l'AG 2024.

                    

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