Modification de Préparation/Paris
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Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014. | Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014. | ||
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| + | == Trousse de l'organisateur == | ||
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| + | Des enveloppes, du scotch, du sopalin, une poche poubelle, de l'eau, (un gilet fluo pour ceux qui accueillent à l'ext le vendredi) | ||
| + | A acheter : des étiquettes vierges : (format 56X34 mm, pour les badges), et des feutres aussi. | ||
== Qui veut s'occuper de ? == | == Qui veut s'occuper de ? == | ||
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Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité | Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité | ||
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| − | + | === Dernier mail à tous === | |
| − | + | Dans les derniers jours, un mail pourrait être envoyé pour les dernières consignes | |
| − | + | === Pauses === | |
| − | + | Organisation type auberge espagnole (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceurs) | |
| − | |||
| − | + | Lors des pauses, ca serait pas mal d'être vigilant par rapport au nettoyage. | |
| − | + | Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) : | |
| − | + | === Des paperboard === | |
| − | + | Il en faudrait au moins 2 et des feuilles adéquates : | |
| − | |||
| − | + | === Urne(s) === | |
| − | + | Une urne pour collecter les diverses participations | |
| − | + | === Papier de promesse de dons === | |
| − | + | Un formulaire type pour les promesses de dons | |
| − | |||
| − | + | === Photocopies === | |
| − | |||
| − | + | Si besoin | |
| − | + | === Cendriers === | |
| − | + | Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés | |
| − | + | === Signe distinctif pour les organisateurs === | |
| − | - | + | Hauts (tee-shirt ou pull) d'une couleur vive (à definir ensemble) ? |
| − | + | ||
| − | + | === Etiquettes, badges === | |
| − | + | Chaque inscrit aux ateliers pourrait porter une étiquette collante ou un badge, sur laquelle (lequel) il indique au moins son prénom : | |
| − | + | === Visite === | |
| − | - | + | Il faut penser à : y a-t-il des poubelles ? comment organiser pour les fumeurs ? accès aux balais et produits d'entretien : |
| − | + | * Des balais | |
| + | * Poubelles ? Apporter des sacs ? | ||
| − | + | === Médias === | |
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| − | === | ||
| − | |||
| − | + | Contact avec la presse : Malika Elkord | |
| − | |||
| − | + | Envoi mail informant de la conférence à plusieurs médias | |
| − | === | + | === Organisation du vendredi === |
| − | + | * Accueil | |
| − | + | 2 personnes pour l'entrée sur rue : | |
| − | |||
| − | + | 1 personne pour l'intérieur : | |
| − | |||
| − | + | Préparer le fléchage | |
| + | 2 personnes pour s'informer des règles de sécurité | ||
| − | + | * Ouverture de la conférence | |
| − | + | Prise de parole : à discuter lors de la rencontre de préparation | |
| − | + | * Urne | |
| − | + | Trouver un lieu pour l'urne et faire passer le message pour les participations volontaires | |
| − | + | Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne | |
| − | + | * Fin de la soirée | |
| − | |||
| − | |||
| − | + | Ménage : | |
| − | + | === Organisation des ateliers === | |
| − | + | * '''Gestion des réservations/ envoi confirmations:''' Adeline, Sophie | |
| − | + | '''* Mise en place de la salle les 20/21/22 Juin''': | |
| − | + | Installation vendredi des 17h45 (10 personnes seraient super... Dont les 6 personnes qui seront à l’accueil) : | |
| + | Eliane, Geneviève C, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise Brangeon, et ??? | ||
| − | + | A faire: (merci d'indiquer vos noms en fonction de vos élans) | |
| + | Installer les chaises: Sophie RB, .... | ||
| + | Verifier la sono: | ||
| + | Installer les tables (accueil); preparer les listes des réservations : | ||
| + | Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille): | ||
| + | Indiquer le trajet du métro ds la lettre de confirmation: | ||
| − | + | Paper board: qui peut en apporter ? | |
| + | Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C | ||
| + | Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C | ||
| + | Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable ?) Geneviève C | ||
| − | + | .......... | |
| + | Samedi et dimanche matin 8h15: Remise en état du lieu, prêt accueil pour 8h45:.... | ||
| − | + | Rangement: | |
| + | Vendredi (à 22h, apres la conference): prépa pour le lendemain : Sophie RB, ... | ||
| + | Samedi: même chose: ..... | ||
| + | Dimanche: 10 personnes pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30) | ||
| − | + | * Accueil (être prêts des 19 heures car il nous faudra du temps pour noter les personnes sur les listes) | |
| + | |||
| + | Vendredi 6 personnes: Sophie RB, ... | ||
| + | Samedi et dimanche: 6 personnes : | ||
| + | Prévoir les listes des noms qui? | ||
| − | + | Les badges: qui? | |
| + | (Étiquettes/ badges personnes blanches et Badges couleur pour équipe organisatrice avec un Élément vestimentaire commun pour donner repères): | ||
| + | Quelqu'un aurait une idee ? | ||
| − | - | + | Autre logistique : |
| + | Trouver 50 autres chaises (bancs) : Geneviève C | ||
| + | Gros feutres pour paper board et tableau | ||
| + | Petits feutres pour écrire noms sur badges | ||
| + | Pour les pauses (ci-dessous) de samedi et dimanche | ||
| − | |||
| − | + | '''* Finances''' | |
| − | + | A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires : | |
| + | Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne | ||
| + | Prévoir 3 urnes pour récoltes argent et prévoir feuille promesse de dons: Geneviève C | ||
| + | Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : | ||
| + | Eliane avec le soutien de Sophie Rousseau | ||
| + | 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), | ||
| − | + | ''' | |
| + | * Hébergements :''' | ||
| + | Coordonner les offres / demandes : Claire. | ||
| + | Donner les infos des possibilités: Claire | ||
| − | + | '''* Repas :''' | |
| + | Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) | ||
| + | Qui (1 personne) : | ||
| − | + | '''* Pauses''' | |
| + | (samedi / dimanche) : | ||
| + | Chacun peut prévoir d’apporter Thermos, douceurs, verres plats.... ????? | ||
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| − | + | '''* Partir des lieux''' | |
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| − | + | Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :... | |
| − | + | Ménage : balais fournis? à verifier | |
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| − | + | == Prochaines rencontre pour finaliser == | |
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== Divers == | == Divers == | ||
Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki. | Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki. | ||
