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| | Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014. | | Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014. |
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| − | == Qui veut s'occuper de ? == | + | == Trousse de l'organisateur(chacun d'entre nous) == |
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| − | Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité
| + | Des enveloppes, du scotch, du sopalin, une poche poubelle, de l'eau, une lampe frontale, (un gilet fluo pour ceux qui accueillent à l'ext le vendredi) |
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| − | === Gestion des inscriptions ===
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| − | - Tableau des inscrits à remplir + Envoi des confirmations: Adeline
| + | à acheter : des étiquettes vierges : (format 56X34 mm, pour les badges), et des feutres aussi |
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| − | === Hébergements === | + | == Qui veut s'occuper de ? == |
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| − | Coordonner les offres / demandes : Claire Geoffray.
| + | Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité |
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| − | Donner les infos des possibilités: Idem
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| − | === Matériel === | + | === Dernier mail à tous === |
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| − | - Paperboard: : Stephanie S en apporte 1,Eliane apporte 1+ feuilles--- Jean-Luc apporte un 3ème + 1 rouleau.
| + | Dans les derniers jours, un mail pourrait être envoyé pour les dernières consignes |
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| − | - Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S
| + | Pour les pauses, organisation type auberge espagnole (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceurs) |
| | + | Pour les ateliers, chacun est invité à venir avec une étiquette ou un badge personnalisé à son nom. |
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| − | - 50 chaises (bancs) Ok: Geneviève C à descendre et remonter le vendredi
| + | === Des Verres === |
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| − | - Gros feutres pour paper board et tableau : Isabelle S
| + | Pour les pauses |
| | + | Il faudra juste s'occuper du nettoyage. |
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| − | - Petits feutres pour écrire noms sur badges : Isabelle S
| + | Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) : |
| | + | === Des paperboard === |
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| − | - Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB + Yannick en back-up ordi mac et pojecteur
| + | Il en faudrait au moins 2 et des feuilles adéquates : |
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| − | -Multiprises/rallonges: Ok sur le lieu Genevieve
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| − | - Grands sacs poubelles: Eliane
| + | === Urne(s) === |
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| − | - Achat de 200 verres/carton: Eliane
| + | Une urne pour collecter les diverses participations |
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| − | === Vendredi 20 Juin === | + | === Papier de promesse de dons === |
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| − | '''RDV à 17h45''' pour ceux/ celles qui le peuvent:
| + | Un formulaire type pour les promesses de dons |
| − | Éliane, Geneviève, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise, Bella, Halina, Dominique, Claire Geoffray, Edwige et Caroline...
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| − | - Installer les chaises descendre les 50 en + : Sophie RB, Jean-Luc b, Bella, Françoise B, et les autres
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| − | - Vérifier la sono: Geneviève C
| + | === Photocopies === |
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| − | - Installer les tables (accueil); préparer les listes des réservations : Sophie RB, Caroline et les autres
| + | Si besoin |
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| − | - Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille) / Préparer le fléchage : Caroline et Isabelle S (qui prepare les affiches de couleur)
| + | === Cendriers === |
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| − | - Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C
| + | Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés |
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| − | - Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C et Eliane
| + | === Signe distinctif pour les organisateurs === |
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| − | - Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable) Geneviève C | + | Hauts (tee-shirt ou pull) d'une couleur vive (à definir ensemble) ? |
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| − | '''Accueil'''
| + | |
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| − | '''- RDV à 19h''' pour inscrire les personnes sur les listes
| + | === Etiquettes, badges === |
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| − | - Prévoir les listes des noms: Isabelle S...
| + | Chaque inscrit aux ateliers pourrait porter une étiquette collante ou un badge, sur laquelle (lequel) il indique au moins son prénom : |
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| − | - 6 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray, Claire Graillot
| + | soit l'équipe d'orga les fournit soit chaque participant apporte son badge personnalisé |
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| − | - 1 personne pour l'extérieur : pour accueillir les arrivants: Isabelle D
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| − | - Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises et prépa de la salle pour le lendemain : Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray, Claire G....
| + | === Visite === |
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| − | === Samedi 21 Juin ===
| + | Il faut penser à : y a-t-il des poubelles ? comment organiser pour les fumeurs ? accès aux balais et produits d'entretien : |
| − | RDV à 8h30:
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| − | - Accueil des participants (6)à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique, ...
| + | * Des balais |
| − | une personne à l'extérieur: Isabelle D
| + | * Poubelles ? Apporter des sacs ? |
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| − | - Rangement/installation lendemain : Claire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, Stéphanie Schulmann, Isballe D, ...
| + | === Médias === |
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| − | === Dimanche 22 Juin ===
| + | contacte journaliste : Malika Elkord |
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| − | RDV à 8h30:
| + | envoi mail informant de la conférence à plusieurs médias |
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| − | - Accueil des participants (6)à 8h30: Halina, Yann M., Chloé, Edwige, Stéphanie Schulmann...
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| − | une personne l’extérieur: Isabelle D
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| − | - Rangement: 10 personnes et plus...pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30):
| + | === Organisation du vendredi === |
| − | Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C, Claire G
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| − | ===Finances===
| + | * Accueil |
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| − | - Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les placer : Geneviève C,
| + | 2 personnes pour l'entrée sur rue : |
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| − | - A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :
| + | 1 personne pour l'intérieur : |
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| − | - Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne : Stéphanie Schulmann(dimanche)
| + | Préparer le fléchage |
| | + | 2 personnes pour s'informer des règles de sécurité |
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| − | - Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau
| + | * Ouverture de la conférence |
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| − | - 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), Isabelle S. Isbabelle D
| + | Prise de parole : à discuter lors de la rencontre de préparation |
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| − | === '''Propreté de la salle ='''== '''un espace spécifique pour le groupe organisation'''
| + | * Urne |
| − | Il y a une cuisine, nous pourrons entreposer matériel divers, feuille rappel des heures et tâches, bouteille d'eau pour Dominic,traducteurs, nous... et...
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| − | Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: il y a des cendriers à l'exterieur (dans la rue) Genevieve C
| + | Trouver un lieu pour l'urne et faire passer le message pour les participations volontaires |
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| − | Balais / produits d'entretien / sacs poubelles : ok, Eliane et Genevieve C.
| + | Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne |
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| − | Merci d'aider à ranger !
| + | * Fin de la soirée |
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| − | === Repas ===
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| − | Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) Geneviève C
| + | Ménage : |
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| − | prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) :
| + | === Organisation des ateliers === |
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| − | === Pauses ===
| + | * Accueil |
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| − | Organisation type auberge espagnole : Prévoir entre nous et Dominic, pour le timing
| + | 2 personnes pour le pointage |
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| − | (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager,eau, jus, des douceurs)
| + | * Pauses : avoir une horloge visible pour tous |
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| − | Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.
| + | Organiser le lieu pour les pauses intermédiaires : |
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| − | Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) : Stéphanie Schulmann dimanche
| + | * Urne |
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| − | === Interprétariat ===
| + | A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires : |
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| − | - Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB
| + | Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne |
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| − | - Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho + en soutien: Ariane Girard
| + | * Partir des lieux |
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| − | - Dimanche: Saleem Ebrahim + en soutien: Ariane Girard, Stéphanie Schulmann.
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| − | === Partir des lieux ===
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| − | Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :Stéphanie Schulmann (paperboard avec papier)...
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| − | === Photocopies ===
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| − | Eliane fait le photocopies des attestations et des documents de Dominic jeudi
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| − | === Médias ===
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| − | Contact avec la presse : Malika Elkord (0678665667: Merci de la contacter si vous connaissez des journalistes dont vous pouvez lui transmettre les coordonnées)
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| − | Prise de contacts par rapport à la conférence avec plusieurs médias
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| − | === Dernier mail à tous ===
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| − | mail envoyé en début de semaine, un mail sera envoyé pour les dernières consignes et le copié collé de infos de cette page
| + | Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards |
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| − | == Prochaines rencontres pour finaliser ==
| + | Ménage : balais fournis? à verifier |
| − | pour le numéros conf tel cf le mail de Sophie du 30 Mai
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| − | - Lundi 9: Conférence telephonique de 19h30 à 20h00 (numéro dans le mail)
| + | == Prochaines rencontre pour finaliser == |
| − | - Mercredi 18: Conférence tel de 19h30 à 20h30
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| − | - Vendredi 20 juin: RDV à 17h45 sur place pour préparer la salle de la conférence.
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| − | A noter:Pour toutes questions: Eliane sera disponible le jeudi 19 juin et le vendredi 20 juin
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| | == Divers == | | == Divers == |
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| | Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki. | | Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki. |
